Progetto "Automazione Piani di Studio – Prenotazione e Registrazione Informatizzata degli Esami"
Il progetto "Automazione piani di studio, prenotazione e registrazione informatizzata degli esami", finanziato nell'ambito dell'iniziativa ICT4University Campus Digitali del Dipartimento per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e l'innovazione tecnologica, ha raggiunto significativi risultati nella realizzazione e diffusione dei servizi on-line per studenti e docenti.
Nell'ambito del progetto sono state infatti realizzate applicazioni per: compilazione del manifesto degli studi, presentazione delle proposte dei piani di studio da parte delle Facoltà, presentazione on-line dei piani di studio standard con approvazione automatica degli stessi, compilazione del calendario degli esami, prenotazione e registrazione degli esami on-line e infine presentazione delle domande di laurea.
Nel corso del 2010 significativi aggiornamenti dell'infrastruttura hardware e dell'architettura software hanno permesso la crescita dei servizi con notevole miglioramento dei tempi di risposta.
La nuova architettura del portale, più snella, più semplice da gestire e dai costi molto più contenuti, garantisce maggiore sicurezza, scalabilità e disponibilità dei servizi nonché risparmi di gestione.
Si è maturata inoltre un'esperienza nella registrazione degli esami nelle Facoltà di Scienze della Formazione, Farmacia, Economia, Giurisprudenza e nella Facoltà di Ingegneria presso il Polo di La Spezia, oltre che nell'organizzazione dei servizi per la distribuzione e gestione della firma digitale.
Attualmente si vuole riprendere il progetto di raggiungere un consolidamento dei servizi realizzati, aumentando la diffusione dell'uso delle procedure on-line attraverso un costante monitoraggio delle esigenze di ciascuna Facoltà.
Il consolidamento prevede anche un ampliamento dei servizi, migliorandone ove necessario l'usabilità e analizzando con particolare attenzione le esigenze normative e organizzative dell'Ateneo e delle componenti accademiche coinvolte nei processi di gestione della didattica.
Il processo di informatizzazione intende portare tutte le Facoltà all'utilizzo delle applicazioni per la presentazione dei piani di studio, per la gestione del calendario degli esami, per la prenotazione e la registrazione degli esami, per la presentazione delle domande di laurea e la gestione dei registri delle lezioni.
Il progetto, data la sua complessità, si svilupperà per fasi successive. In una prima fase, da attuarsi nel 2011, l'attenzione sarà concentrata su: valutazione delle esigenze di revisione della gestione dell'offerta formativa, estensione dei servizi alle Facoltà di Ingegneria, Medicina, Architettura e Lingue con l'analisi delle procedure in uso presso queste Facoltà, al fine di valutarne un'integrazione e\o sostituzione con le applicazioni offerte dal Centro di Servizi Telematici ed Informatici di Ateneo. Si realizzeranno, inoltre, procedure ad integrazione dei servizi quali, ad esempio, la registrazione della composizione delle commissioni d'esame, operazione particolarmente onerosa per le grandi Facoltà.
In una seconda fase, da attuarsi nel 2012, si procederà ad estendere i servizi a tutte le altre facoltà al momento solo parzialmente raggiunte dai processi di informatizzazione.
Come confermato dall'esperienza nelle Facoltà in cui il progetto è stato avviato, i benefici del progetto sono la razionalizzazione del personale dello sportello dei centri servizi per la gestione dei piani di studio, la progressiva eliminazione della registrazione cartacea degli esami e l'eliminazione dei registri d'esame dei vari insegnamenti.
Inoltre, oltre ai recuperi economici suddetti, va considerato che si avrà un notevole aumento di qualità nella gestione complessiva dei curricula degli studenti.